Жыйналыштын протоколу бул окуянын бардык маанилүү чечимдерин чагылдырган документ болуп саналат. Анын мааниси боюнча да, аткарылышы боюнча да туура эмес түзүлүшү чогулушка катышкандардын талашына алып келиши мүмкүн. Мындан тышкары, эгерде өндүрүштүк чогулуштун протоколунда бурмаланган маалыматтар камтылса, туура эмес башкаруу чечимдерин кабыл алуу коркунучу бар. Жөнөкөй сунуштардын топтому аны туура уюштурууга жардам берет.
Бул документтин тексти адатта эки бөлүктөн турат: киришүү жана негизги. Жыйындын протоколу (анын биринчи жарымы) иш-чаранын негизги параметрлеринин сыпаттамасын камтыйт: кызмат орундары, аты-жөнү. мүчөлөрү, төрага жана катчы. Катышуучулардын бири өзгөчө статуска ээ болгондо (чакырылган, эксперт, байкоочу ж.б.) бул да документте белгиленет. Эгерде жыйынга көп адамдар катышкан болсо, анда жыйналыштын протоколунда алар жөнүндө маалыматтар камтылышы мүмкүндокументтин ажырагыс тиркемеси болуп саналган өзүнчө барак. Киришүү бөлүмү күн тартиби менен аяктайт, анда каралып жаткан маселелердин тизмеси камтылган. Аларды маанилүүлүгү боюнча жайгаштыруу максатка ылайык, бирок суроолордун тизмесиндеги орунга таасир этүүчү башка факторлор болушу мүмкүн. Мисалы, күн тартибинин түзүмү анын маселелердин бир бөлүгүнүн логикалык байланышына же иш-чарага катышкан адамдардын жумушуна жараша болушу мүмкүн. Документтин өзү уюмдун (анын бөлүмчөсүнүн) бланкында таризделет, ал жолугушуу качан өткөнүн көрсөтүүгө тийиш.
Негизги бөлүгүндөгү жыйналыштын протоколу киришүү бөлүгүнө дал келиши керек. Тактап айтканда, анын пункттары күн тартибиндегидей тартипте өтүшү керек. Күн тартибинин ар бир маселеси боюнча маалымат жазылган текстти түзүү алгоритми төмөндөгүдөй: «уктум», «сүйлөштү», «чечим». Протоколдун бул бөлүгүн жазууда негизги эреже - ал кандайдыр бир стенограммага айланбашы керек.
Тактап айтканда, «тыңдаган» пунктчасында бул маселе боюнча ким негизги баяндамачы болгон, ал сөзүнүн аягында эмнени сунуш кылганы сүрөттөлөт. Баяндамачылардын айтымында, анын сунушун ким айтканы да көрсөтүлгөн. Чечим жыйналыштын катышуучуларынын көпчүлүгүнүн акыркы позициясын бекитет. Добуш берүү менен кабыл алынган болсо, анда канча адам колдогону, канчасы каршы болгондугу, ошондой эле калыс болгондордун саны көрсөтүлөт. Талкууланган маселелердин маанилүүлүгүнө жараша толук аты аталышы мүмкүн. тигил же бул кызматты ээлеген адамдар.
Жыйындын протоколу катчы тарабынан түзүлөт, документтин өзүнө аткаруучу жана жыйналышта төрагалык кылуучу кол коет. Аны түзүү үчүн маалымат булагы болуп кол жазма долбоорлору, үн жазгычтын жардамы менен жасалган жазуулар, стенограммалар саналат. Эгерде жыйналыштын жүрүшүндө аныкталган маселелерди чечүү үчүн жыйынга катышпаган жогору турган кызмат адамынын ыйгарым укуктары талап кылынса, бул жетекчи тарабынан чечимдерди бекитүү кошумча каралышы мүмкүн. Кол коюлган жана катталган протокол суроолордун бир бөлүгүнө гана тиешелүү болгон кызмат адамдарына бир документ же көчүрмө катары жөнөтүлүшү мүмкүн.
